O departamento de compras é uma das áreas mais importantes de uma Misericórdia. Além da aquisição dos materiais necessários para o funcionamento da instituição, este tipo de serviço também costuma ser responsável pela negociação com os fornecedores com vista a encontrar as melhores condições de negócio, seja qualidade, preço, entrega ou apoio pós-venda. Atenta a esta necessidade transversal a todas as suas associadas, a União das Misericórdias Portuguesas (UMP) dispõe de uma linha de serviço cujo objetivo é estabelecer e gerir protocolos e parcerias em diversas áreas de atuação com vista a proporcionar condições comerciais vantajosas para todas as Misericórdias.
Direcionada para a necessidade de apoiar a sustentabilidade financeira das Misericórdias, a Central de Negociações tem vindo a negociar protocolos em áreas como gestão de incontinência, banca, medicamentos, produtos hospitalares, automóveis, soluções de higiene, limpeza e desinfeção, produtos alimentares, telecomunicações, formação, património, entre outros. Ao todo são 174 os protocolos ativos: 114 na área institucional e 60 na área comercial e de cooperação. Os acordos de cuidados de saúde, soluções de higiene e limpeza, telecomunicações e formação são os mais procurados pelas Misericórdias.
Os benefícios deste serviço da UMP para as Santas Casas passam, segundo o responsável pela Central de Negociações (CN), Hélder Silva, pela redução de custos na aquisição de bens e serviços e pelo acompanhamento ao longo de todo o processo, sendo a CN o “elo de ligação entre as empresas fornecedoras e as Misericórdias na resolução de questões que possam surgir”.
Além disso, a Central tem especial atenção com as Misericórdias mais pequenas, cujo poder negocial junto das empresas é mais frágil. “Conseguimos dar às Misericórdias pequenas as mesmas condições que as Misericórdias grandes, os mesmos descontos, os mesmos benefícios. Porque os preços aplicados nos nossos protocolos são iguais para todas, sem exceção”, assevera Hélder Silva.
Mas os benefícios de as Misericórdias aderirem aos protocolos da UMP não ficam por aqui, havendo em quase todos os protocolos da UMP um desconto extra associado, o desconto rappel. E o que é o desconto rappel? Hélder Silva explica: “É uma condição que se põe nos contratos para que as empresas, no final do ano, reembolsem as Misericórdias mediante uma percentagem daquilo que consumiram. Quanto mais uma Misericórdia consumir, mais lhe será devolvido no final do ano”.
Ainda segundo Hélder Silva, os protocolos firmados pela CN são pensados para suprir as necessidades das Misericórdias e, por isso, é prática consultar as Santas Casas para identificar serviços ou produtos que ainda não se encontrem abrangidos.
Depois do levantamento de necessidades, a CN procura parceiros comerciais, analisa propostas, faz estudos de mercado, testa produtos e, sempre que necessário, pede pareceres aos gabinetes da UMP responsáveis pela área a que o produto ou serviço corresponde.
A qualidade dos produtos, as condições de fornecimento e entrega, a assistência técnica e o custo são alguns dos fatores que a Central de Negociações tem em conta quando escolhe o parceiro com quem vai firmar acordo. Contudo, Hélder Silva é perentório ao dizer que “não está em causa só o preço, está em causa o benefício que os utentes e as Misericórdias terão ao utilizar esses produtos”.
Segundo o responsável por esta linha de serviço da UMP, “a maioria das Misericórdias está a aderir aos protocolos”, mas é preciso mais. “O nosso objetivo é assumir um papel estratégico e negociar eficazmente com vista a proporcionar condições comerciais capazes de gerar mais-valias para as Santas Casas. Nesse sentido, quanto maior for a adesão aos protocolos, maior será o poder negocial da UMP. Uma coisa é negociarmos para 20 Misericórdias, outra é para 200, por isso, quanto maior for o volume negocial, maior é a segurança de conseguirmos mais e melhores benefícios para todos.”
Para que mais instituições adiram aos protocolos é necessário, na opinião de Hélder Silva, melhorar a comunicação entre o serviço que representa e as associadas da UMP. Fazer chegar às associadas a informação sobre os protocolos de uma forma mais “célere e eficaz” de modo a que as Santas Casas tenham interesse na adesão é uma das metas para 2020.
Os desafios para o futuro são, ainda segundo o responsável, “encontrar os melhores produtos, aos melhores preços, nas melhores condições para as Misericórdias de modo a que baixem os custos com a área das compras”. Além disso, continua o mesmo responsável, a CN vai promover os produtos das próprias Misericórdias. “Gostaríamos em 2020 de celebrar protocolos para alavancar a comercialização dos produtos das Santas Casas, contribuindo desta forma para reforçar a sustentabilidade das instituições”.
Em jeito de retrospetiva Hélder Silva diz estar “muito satisfeito” com o trabalho que esta linha de serviço da UMP tem vindo a desenvolver, deixando ainda um apelo às Misericórdias para que “adiram aos protocolos da União”.
Todos os protocolos em vigor podem ser consultados na área reservada do site da UMP (www.ump.pt).
174
A Central de Negociações, linha de serviço da União das Misericórdias Portuguesas (UMP), conta atualmente com 174 protocolos ativos: 114 são na área institucional e 60 na área comercial e de cooperação. O primeiro protocolo, na área da gestão de incontinência, foi assinado em 2009 e continua, ainda hoje, a ser uma área muito procurada pelas Misericórdias.
Protocolos também abrangem funcionários
Criada há 11 anos, a Central de Negociações (CN) esteve, nos primeiros anos, essencialmente vocacionada para os utentes das Misericórdias. Hoje em dia, contou o seu responsável, Hélder Silva, já existem protocolos com benefícios para os funcionários das da UMP e das Misericórdias, mas “a curto prazo, gostaríamos de reforçar este tipo de acordos”.?
Despertar o interesse das Santas Casas
O responsável pela Central de Negociações, Hélder Silva, quer melhorar a comunicação entre a linha de serviço e as Misericórdias. Em causa está uma divulgação mais célere e eficaz que desperte o interesse das Santas Casas pelos protocolos assinados pela União. Esta é uma das metas para o ano de 2020. Recorde-se que todos os protocolos estão disponíveis para consulta na área reservada do site da UMP.
Voz das Misericórdias, Sara Pires Alves